Как работать с базой данных СМИ и составить медиа карту

Работа с базами данных СМИ и журналистов — это базовый навык любого PR-специалиста. Не поленитесь потратить несколько дней на составление качественной базы данных СМИ и ее постоянной актуализации. Это сэкономит Ваше время в будущем.

  1. Определите целевую аудиторию Вашей компании, регион, виды и формат СМИ, которые она читает/слушает/смотрит.
  2. Проведите выборку СМИ по вашим требованиям, используя все возможные способы поиска информации - от поисковых систем до опроса представителей целевой аудитории, сотрудников компании.
  3. Составьте "сырую" базу данных СМИ в Excel или Access, состоящую из: название СМИ; вид(печатное/ТВ/радио/онлайн); направленность (специализация); тираж; способ распространения; область распространения; периодичность; рубрики; день выхода; почтовый адрес; телефон новостного отдела; email новостного отдела; контактное лицо, его контактные данные; примечания (где можно указать собственника СМИ, конкурентов и другую информацию, релевантную для вас, в зависимости от особенностей проекта).
  4. На этом этапе многие считают, что создание базы данных закончено и вперед — можно забрасывать всех своими пресс-релизами. Нет. Нельзя.
  5. Достаньте хотя бы по одному экземпляру СМИ, которые вы занесли в базу данных: купите, скачайте, возьмите в библиотеке, если жалко денег. Возможно некоторые из них уже не издаются, а информация о СМИ все еще осталась. Теперь то, что практически никто не делает. Да — прочитайте/посмотрите/послушайте эти СМИ. Поверьте, вы узнаете для себя очень много нового. В первую очередь — как зовут главного редактора и журналистов, о чем они пишут/рассказывают, в каком формате, какой стиль подачи материала. Не думайте, что кто-то из журналистов будет уважительно к Вам относиться, если вы не знаете хотя бы этих элементарных вещей.
  6. Внесите изменения в базу данных/медиа карту СМИ. Часто фактические контактные данные, которые указаны, например, в последнем выпуске газеты, отличаются от тех, которые опубликованы на сайте (просто забыли поменять — со всеми бывает). Добавьте ФИО конкретных журналистов и их контакты в базу. Возможно какое-то СМИ вам настолько не понравится, что вы решите вообще удалить его из своей базы данных.
  7. Актуализируйте базу данных СМИ после каждой рассылки материалов/контакта со СМИ. Добавляйте важную информацию в примечания.
  8. Через некоторое время создайте отдельную базу данных — журналистов. Это очень полезная штука, в первую очередь, для вас как профессионала. Ее вы сможете "носить" с собой по жизни независимо от места работы. Добавляйте в эту базу данных журналистов ФИО; контакты; сфера интересов (тематика материалов); дата последнего контакта; день рождения; адреса страничек в социальных сетях; адрес блога/аккаунта на twitter.

Следуя этим элементарным правилам, Вы значительно упростите себе жизнь, сможете сделать каждый контакт с журналистом персонализированным. Кроме эффективности распространения материалов, эта база данных послужит вам замечательным инструментом для мониторинга СМИ.